Ya no hay excusas para la transformación digital en la empresa

La información es la materia prima fundamental en la toma de decisiones de cualquier organización. Ésta es una premisa indiscutible a la que, sin embargo, la mayoría de las empresas no está prestando la atención merecida, tal como constatan diversos estudios sobre archivo de datos.

Según una encuesta de Gartner Information Technology Research, el 93% de los ejecutivos creen que su organización está perdiendo ingresos al no poder aprovechar la información que recogen, y en promedio estiman que la pérdida en ingresos es de un 14%. Por su parte, el estudio “Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos”, elaborado por la International Data Corporation (IDC) y Iron Mountain, concluye que “empresas de todos los tamaños y en cualquier sector, se están ahogando en datos, incapaces de extraer de forma efectiva información clave que podría mejorar sus beneficios”.

En un escenario de extraordinario progreso de la tecnología para la gestión de la información sorprende considerablemente que la empresa no esté abordando eficientemente el tratamiento de un activo clave como son sus datos. ¿Por qué se da esta circunstancia? Sin duda encontramos la razón de mayor peso en la dificultad de la gestión del cambio: abordar la transformación digital supone no solamente un cambio de procesos, sino un cambio de mentalidad, de cultura empresarial.

¿Qué es la transformación digital y por qué es tan radicalmente diferente?

Mientras en un proceso clásico de transformación la tecnología es una herramienta de apoyo, en la transformación digital la tecnología se constituye como la razón de la transformación y el principal driver de la misma.

En un proceso de transformación digital el objetivo final es la “empresa digital”. Para ello, toda organización debe abordar tres áreas clave: la transformación de la experiencia cliente, la transformación de los procesos operacionales y la transformación de los modelos de negocio. Se trata, por tanto, de un cambio en profundidad que, obviamente, no es fácil de implementar, y que requiere de una absoluta determinación por parte del equipo directivo y de un notable esfuerzo para toda la organización, que deberá revisar sus procesos de gestión de datos a todos los niveles.tdigutal

 

El reto de la gestión documental y el archivo eficiente

El 90% de los datos almacenados en el mundo se generó en los últimos 2 años y la densidad de almacenamiento se duplica cada 13 meses. Ello es así, entre otros factores, a causa de la cultura de evitar riesgos a toda costa, que lleva a las empresas a imprimir y archivar miles de documentos cada día. Según el estudio ya anteriormente mencionado de IDC, el 40 % de las empresas lo archivan todo, con el consiguiente coste, solo por no saber identificar qué merece la pena ser conservado y qué no. Y el 88% de las empresas carecen de operativas eficientes de archivo para localizar el dato necesario en el momento preciso.

Es decir, la mayoría de las empresas archiva todos los documentos que produce y que recibe sin discriminación, por prudencia y sencillamente porque tiene capacidad para hacerlo, aún a sabiendas de que, a la hora de la verdad, cuando requiera acceder a un dato valioso, no conseguirá extraerlo con la agilidad necesaria y ello puede llevarle a perder oportunidades de negocio.

La base de la transformación digital, por tanto, y el principal reto a afrontar para toda empresa que desee transformarse en digital, es la creación de un sistema de gestión documental eficiente, que necesariamente debe afianzarse sobre un proceso de archivo digital eficaz y coherente. La implementación de este sistema dará lugar a la creación de la tan ansiada oficina sin papeles.

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La oficina sin papeles y la cartería digital: ¿ha llegado la hora?

La oficina sin papeles es un concepto antiguo: data de 1940, cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. En 1975 un artículo publicado en Business Week predijo su inminente adopción pero, mientras que con la llegada de los ordenadores personales la idea tomó renovado impulso, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Solo en España empleamos cada año un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol para la producción de papel destinado a la impresión de facturas.campo

Un dato nuevamente sorprendente si tenemos en cuenta la facilidad de crear, gestionar y almacenar facturas digitales. ¿Por qué nos está costando tanto este proceso? Nuevamente encontramos aquí razones culturales, que llevan a las organizaciones a confiar más en los elementos físicos que en los digitales.

En una organización “sin papeles” los procesos de entrada, distribución, salida y registro de documentación son gestionados por la “cartería digital”, un concepto que, si bien no es tan antiguo como la oficina sin papeles, lleva ya años desarrollado y llegó a España en 2010. La cartería digital es la automatización de los procesos de correo entrante en una organización, a través de tecnologías de escaneado de documentos y captura de datos, para su posterior distribución en formato digital. No es una cuestión menor si tenemos en cuenta que solo en EEUU las empresas gastan cerca de 500 billones de dólares anuales convirtiendo en información útil los documentos recibidos diariamente (datos de AIIM, Association for Information and Image Management).

Es hora de que las empresas empiecen a desarrollar estrategias para la implantación de mejores prácticas en la administración de sus documentos como base para un tratamiento eficiente de su información valiosa. Contamos con la tecnología necesaria y sabemos que implementar proyectos como la oficina sin papeles o la cartería digital no solo nos ayudarán a tomar decisiones más adecuadas y beneficiosas para nuestra organización, sino también a administrar más coherentemente nuestros recursos y a ahorrar costes y tiempo. Una vez más, lo único que nos falta es la determinación de afrontar un cambio de mentalidad decisivo. ¿Nos atrevemos?

Jose M. Castellví Poveda

CEO en The Mail Company

Articulo publicado en EL ECONOMISTA el 25 de noviembre de 2015

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