Las organizaciones que han hecho de sus Carterías Digitales (DIGITAL MAILROOM) la piedra angular de sus procesos de negocio, están obteniendo amplios beneficios derivados de implementar innovaciones de carácter digital y “paperless”.
Si bien la Cartería tradicional realiza procesos 100% físicos: recepción y registro de la documentación para posteriormente entregarla en mano a los destinatarios o depositarla en bandejas departamentales, la Cartería Digital previa recepción de los documentos, realiza una captura de los datos (el papel es solo un soporte, lo importante es la información que contiene) utilizando para ello hardware (escáneres) y software (OCR o digitalización estándar según las necesidades del negocio).
Una vez que el documento es transformado, el nuevo ítem digital ha sustituido al soporte “vegetal” (papel), enviándose de forma online al destinatario o departamento para su gestión, entrando de forma directa en el flujo de trabajo de los procesos de negocio.
Que implica este cambio en el negocio de las organizaciones ¿
En primer lugar acorta los tiempos de respuesta a clientes y proveedores, mejora la productividad de toda la organización, elimina tiempos muertos e integra todos los datos en un nuevo ecosistema digital, que es inmediato, más seguro y accesible 365 días al año.
Las mejoras que ofrece una Cartería Digital aguas arriba y aguas abajo son evidentes como lo refrenda el estudio “Paper-Free para el Progreso” realizado por la AIIM (Association for Information and Image Management), publicado el pasado 6 de noviembre de 2014, Día mundial libre de papel.
Para la realización del estudio, la AIIM encuestó a Gestores de información, Facility Managers, Responsables de Negocio, Directores de Servicios Generales, etc., de organizaciones ubicadas en todo el mundo.
Cifras del informe y datos de interés
Sólo el 17% de los encuestados dicen que su trabajo de oficina se considera «paperless“. El 56% de los encuestados todavía depende de papel para firmas de contratos y formularios de pedido.
Un 40% archiva documentos importantes y un 31% dice “que su en su oficina están amontonados los documentos en papel”. El 49% dice que su consumo de papel está disminuyendo contra otro 20% que dice que el consumo de papel es cada vez mayor.
Solo un 7% de las organizaciones dicen estar “cautivas” de los procesos de papel, mejorando los datos del año anterior que se situaban en el 11%.
El número de empresas que buscan en todos los procesos de negocio eliminar el papel han pasado de un 9% en 2014 a un 16% en 2015 y un 36% dicen que sin tener implantadas estas soluciones, están progresando en este sentido por lo que es evidente que la Transformación Digital en las organizaciones es imparable, siendo la Cartería Digital el núcleo de este nuevo ecosistema digital, paradigma de la eficiencia en la gestión de la información.
Unos de los mayores impulsores de estas tendencias, son la inmediatez, la integración de la información, el aumento de la capacidad de búsqueda y la facilidad para compartir datos.
Otros factores clave son una la mejora de la productividad, la disminución del espacio de almacenamiento y la velocidad de respuesta (disminución de los tiempos de ciclo y no exclusivamente en el ámbito de los procesos productivos, también en cualquier actividad del negocio y en especial aquella que está asociada directamente a los clientes).
Finalmente un 27% de los encuestados hizo referencia a las políticas medioambientales de la compañía.
Conclusiones del informe
Las conclusiones de informe elaborado por la AIIM indican claramente, que las primeras empresas que han implantado Soluciones de Cartería Digital, están disfrutando de una ventaja competitiva significativa en comparación con las organizaciones que han sido incapaces o no han decidido dar el paso hacía “lo digital”, y por lo tanto dependen del papel para sus procesos de negocio.
La mayoría de las empresas encuestadas han afirmado que el esfuerzo y el trabajo realizado para la implementación de Soluciones de Cartería Digital, se ha visto recompensado por las ventajas competitivas y la optimización de los procesos.
El nuevo reto. La Cartería Digital 2.0
No debemos olvidar que muchas empresas reciben información por diferentes canales y el enfoque profesional multicanal es un nuevo reto que los especialistas en Soluciones de Cartería estamos ya afrontando.
Si bien un 35% de los encuestados multicanal, indican por ejemplo que, una entrada electrónica se imprime y se procesa como una entrada de papel, organizaciones como THE MAIL COMPANY implementa soluciones que de forma automática aplican captura y entrega integrando por lo tanto un sistema multicanal integral: Llegadas de documentación en papel, formatos electrónicos y canales sociales.
THE MAIL COMPANY www.themailcompany.es es líder en la gestión de Carterías en España (formatos físicos y digitales), ofreciendo una completa gama de soluciones innovadoras y servicios de gestión de la transformación de documentos clave del negocio (de papel a digital), que permiten mejorar la eficiencia.
Blog de Luis del Barrio 
También creo que la Cartería puede ser el primer paso hacía los entornos digitales y felicito a THE MAIL COMPANY por estas innovaciones que ya ofrece en España
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