La oficina sin papeles. ¿utopía o realidad?

La Oficina sin Papeles es un concepto tan antiguo que data de 1940, cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro, mientras que en un artículo publicado en Business Week en 1975 se predijo su inminente adopción. Si bien con la llegada de los ordenadores personales al entorno laboral la idea tomó renovado impulso, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado, causaron el efecto contrario.

Al margen de mejorar la accesibilidad y la productividad, la Oficina sin Papeles contempla además un relevante objetivo: minimizar o eliminar el uso del papel, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente; un aspecto a tener en cuenta si consideramos que en España se utiliza cada año, solo para la producción de papel destinado a la impresión de facturas, un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol.Business man with the text Paperless

Sobre los beneficios

Siendo la información la materia prima fundamental en la toma de decisiones de cualquier organización, la mayoría de las empresas archivan todos los documentos que producen y que reciben sin discriminación, aún a sabiendas de que cuando quieran acceder a un dato valioso no conseguirán extraerlo con la agilidad necesaria.

Esto no nos lleva a identificar un primer beneficio fundamental de la Oficina sin Papeles como es la disminución del tiempo de localización de la información y disminución del espacio y coste de almacenaje y sus procesos asociados.

En el ámbito de la organización, de los procesos y de los servicios cabe destacar otros muchos beneficios de una Oficina Sin Papeles: procesos y servicios más eficaces y eficientes, disminución del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios, optimización de los recursos y aumento de la productividad, disminución de errores y costes, rápido acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, mayor control y seguridad de la información, eliminación de documentos duplicados y disminución de copias y versiones de un mismo documento, mejora del entorno de trabajo y la comunicación en la organización…………

Y por los que respecta a la preservación del medio ambiente: ahorro de papel, reducción de los costes de eliminación de residuos y un menor impacto ambiental por la disminución de la utilización de recursos naturales empleados en la fabricación del papel, por disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores del papel, por disminución de la energía y costes empleados en imprimir y fotocopiar, por reducción de residuos contaminantes como tóner y cartuchos de tinta o por reducción de costes y contaminación asociada a los procesos de transporte de los documentos ( mensajería, valijas, etc. ).

¿Por dónde empezar? La cartería Digital

La base de la transformación digital es la creación de un sistema de gestión documental eficiente, que necesariamente debe afianzarse sobre un proceso de archivo digital eficaz y coherente que empieza justo en el momento de la recepción de los documentos.

Mientras que la Cartería tradicional realiza procesos 100% “físicos”, la Cartería Digital transforma los documentos recibidos en ítem digitales mediante tecnologías de escaneado de documentos y captura de datos para su posterior distribución en formato digital.

Por otro lado y al margen de los tradicionales flujos de papel, la mayoría de las organizaciones están recibiendo información por otros canales y en formatos electrónicos, a través de sus webs corporativas o redes sociales (CV´s, reclamaciones, solicitudes, etc.) por la que la omnicanalidad de la Cartería Digital permite integrar y ordenar todos estos datos.

¿Y los paquetes?

No obstante, y en el mundo actual, mientras que los esfuerzos de las organizaciones están centrados en un tratamiento más eficiente de los datos y la reducción o eliminación del papel, se presenta un nuevo reto para las organizaciones: la creciente llegada de paquetería y su gestión.

Un estudio de Swiss Post Solutions en los EE.UU. de julio de 2015 indica que el 75% de los empleados reciben paquetes personales en su lugar de trabajo al menos una o dos veces al año. Y, alarmantemente, un 20% afirmó recibir paquetes personales una o dos veces por semana. Solo el 1% de las empresas encuestadas indicó que no permitía la recepción de paquetes personales, por lo que esta práctica puede considerarse como una realidad instaurada en las organizaciones.images

Si a lo anterior , añadimos que las propias empresas son receptoras de paquetes de ámbito profesional de forma creciente (muchos aprovisionamientos antaño masivos están siendo reemplazados por compras puntuales cuando se presenta la necesidad, gracias a la agilidad y economía que representa el e-Commerce), toda solución de Cartería eficiente deberá abarcar la dualidad de los procesos físicos y digitales, garantizando trazabilidad integral, visibilidad e información de gestión (volúmenes de negocio vs volúmenes personales), que permitan una toma de decisiones eficaz ante cada escenario.

Articulo publicado en el monográfico sobre Transformación Digital de la Asociación para el Progreso de la Dirección http://www.apd.es/revistas/317/ Revista APD

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