La transformación digital de la logística documental en las organizaciones

La transformación digital de la logística documental en las organizaciones por Luis del Barrio.

Las organizaciones y la documentación física

Hasta hace pocos años, las Carterías / Estafetas de las sedes corporativas, grandes edificios de oficinas o parques empresariales, recibían diariamente una cantidad ingente de correo y documentación física.

Si bien los volúmenes de la documentación han ido disminuyendo como consecuencia de la digitalización, continúa siendo imprescindible gestionar estos flujos de la manera más eficiente: optimizando costes y aportando valor.

La Cartería es el nexo (no solo de documentación, también de la pequeña paquetería y cada día más de la paquetería personal) entre el entorno interno y externo de cualquier organización, y por lo tanto esta logística interna debe ser rápida y segura para que las dinámicas de negocio sean las adecuadas y no se vea afectada la productividad de las organizaciones.

Por lo tanto, la especialización, la metodología y el desarrollo de herramientas específicas, permitirán que una organización disponga del servicio optimo, que sin duda debe incorporar las últimas innovaciones tecnológicas: trazabilidad integral, sistemas de avisos de llegadas, entregas en formato “paperless” con firma biométrica digital, acceso Web a la información, información de gestión, etc.

¿Y la paquetería personal? Si bien la Cartería ha ido perdiendo cierto protagonismo según avanzábamos hacia una sociedad más digital, el e-commerce (paquetería personal en las oficinas) le ha dado un nuevo impulso y ahora nos encontramos en un marco especial, en el que las organizaciones deben asumir el impacto del incremento de una actividad que no se corresponde con su negocio.

Conseguir controlar y conciliar lo personal y lo profesional sin generar costes adicionales para las empresas es un reto que los expertos en gestión de Soluciones Cartería estamos ya afrontando con éxito, mediante el consenso de reglas de negocio con el cliente, y una gestión online.

El correcto diseño del proceso (que puede ser complementado con Lockers) y una gestión eficaz, permite asumir el incremento del flujo de paquetería entrante sin una escalada de costes, a la vez que se mantiene a los empleados satisfechos, conservando el recién adquirido “privilegio” de recibir paquetes personales en el trabajo.

La Cartería Digital: entorno físico – distribución digital

¿Puede el área de Cartería contribuir a los procesos de transformación digital que están acometiendo todas las organizaciones? ¿Qué es un Cartería Digital?

Si bien una Cartería hasta ahora realizaba una distribución exclusivamente física, una Cartería Digital transforma los documentos recibidos mediante herramientas de escaneado y captura de datos para su posterior distribución en formato electrónico. Teniendo en cuenta que más de un 80% de los documentos que actualmente recibe cualquier estructura no industrial son susceptibles de ser digitalizados, aumenta de forma radical la rapidez con que fluye la información en el seno de la organización, la seguridad y la accesibilidad.

La Cartería Digital esta alienada con las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo, tales como la “oficina flexible” o los “trabajadores deslocalizados”, ya que la distribución electrónica permite a los destinatarios recibir la información de forma ágil y segura, independientemente de su ubicación, sin incurrir en costes extras (valijas, mensajeros, etc.)

La Cartería Digital es dual y multicanal: adicionalmente a los tradicionales flujos de papel, cada día las organizaciones están recibiendo información por otros canales y en formatos electrónicos por lo que la dualidad y la multicanalidad de una solución de estas características es imprescindible para poder integrar y ordenar toda esta información, armonizando los mundos físico y digital de las organizaciones.

Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las Administraciones Publicas: Entorno Digital – Distribución Digital

neos - copiaSi a la dificultar de gestionar un entorno dual (físico y digital), añadimos que las organizaciones deben cumplir con las Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que obliga a todas las empresas y autónomos a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, nos encontramos ante un verdadero reto organizativo que afecta de (ahora sí) forma transversal a todas las áreas de las empresas: legal, operativo, financiero, recursos humanos, etc.

La gestión ineficiente de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias, podría suponer importantes sanciones económicas y administrativas y si tenemos en cuenta de lo que hablamos: 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, ministerios y diversos organismos públicos — DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, etc. — que utilizan diversas plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento, el tiempo dedicado y los potenciales riesgos de sanciones, se multiplican.

GIO-NEOS desarrollado por THE MAIL COMPANY, integra los tres procesos principales y permite a las organizaciones una Plataforma que unifica dichos procesos, sincronizando con un solo clic los buzones de las diferentes plataformas, con seguridad técnica y acceso directo al buzón con el certificado digital de la empresa alojado en la nube, sin depender de avisos de correo electrónico y evitando problemas como el Spam.

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