La nueva normalidad de la logística documental (digital)

Entrevista en la Revista Emprendedores

Solo en España de un día para otro, miles de empresas cerraron sus oficinas y enviaron a sus profesionales a teletrabajar, pero los flujos de documentación física han continuado llegando a las oficinas.

Los documentos, muchos de ellos relevantes (financieros, jurídicos, RRHH) se han quedado sin entregar, con el menoscabo que esto supone para la actividad diaria de cualquier empresa. No hay duda de que el impacto ha sido nulo, para aquellas organizaciones que ya habían apostado por un sistema de gestión dual de la información y de la documentación que armonizase los mundos físico y digital.

¿Que previsiones podemos realizar? 

En cuanto a las previsiones de futuro, creo que tenemos por delante dos nuevas fases.

Una a más corto plazo con una incorporación paulatina de los empleados a las oficinas en el que se mantendrá un alto porcentaje de teletrabajo y otra a medio plazo donde este se estabilizará en un 20-30%, si bien en ambos casos la digitalización será crítica para ser más eficientes en la gestión de la documentación y la información en las empresas.

¿Qué oportunidades concretas hay ahora mismo y cómo aprovecharlas?

Muchas empresas ya han comprobado, la importancia de implementar una nueva fórmula para la gestión de los flujos de documentación física que reciben.

imagthemailcompEstamos a las puertas de una gran transformación de la logística documental de las organizaciones, que solo podrá ser digital, algo para lo que The Mail Company ha venido trabajando desde hace algunos años.

No solo hablo de la Cartería Digital de la que ya se benefician muchos de nuestros clientes, la gran oportunidad será el desarrollo de Soluciones que permitan gestionar de forma integral la documentación, la información y las comunicaciones, independientemente  de la localización física de los empleados: teletrabajo, oficinas flexibles, etc.

¿Cómo enfocar la oferta de productos y servicios para tener éxito o consejos para triunfar en el sector?

Actualmente estamos inmersos en la cuarta revolución, basada en la digitalización y en la gestión de los datos con el 5G como palanca. Las soluciones que demandará el mercado serán de carácter muy tecnológico, con capacidades de integración en cualquier otra herramienta y que permitan gestionar de forma integral las necesidades del negocio en el alcance del servicio correspondiente.

La accesibilidad a la información, la personalización (capacidades de adaptación a las necesidades concretas de cada organización) y la experiencia de usuario, serán muy valoradas, sin olvidar algo tan crítico como la ciberseguridad

eBOXCapturaPor ello desde The Mail Conpany acabamos de lanzar al mercado, un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas que gestiona y armoniza toda la información recibida o enviada por una organización, independientemente de quién sea el emisor o el destinatario, del soporte en que está contenida (papel o digital), y del canal físico (mensajería, correo, distribución interna, e-commerce), o digital (notificaciones electrónicas, comunicaciones certificadas online, etc.),

El HUB además proporciona un entorno colaborativo NOYSI con funcionales para el teletrabajo que permite compartir documentación con almacenamiento ilimitado en la nube, gestionar tareas individuales o de grupo, así como comunicarse de manera fácil y efectiva tanto con usuarios internos como externos, mediante servicios de mensajería instantánea, chats para equipos en tiempo real, videollamadas, screensharing y broadcast (tanto 1 a 1 como en grupo).

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